Cos’è e come funziona un programma di fatturazione elettronica?

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Durante lo svolgimento delle attività di ufficio è sempre importante potersi affidare a strumenti precisi e affidabili, veri e propri supporti nel mare magnum di incombenze alle quali siamo chiamati.

Senza dubbio quello della fatturazione elettronica è tra questi, si tratta di un sistema digitale di trasmissione, conservazione ed emissione delle fatture, grazie al quale è possibile risparmiare spazio, tempo e la carta richiesta invece dalla stampa, dalla conservazione e dalla spedizione tramite posta. Dunque si ottimizzano i vari step mettendo, inoltre, in atto comportamenti di stampo green.

I documenti devono essere prodotti nel formato FatturaPA e in base al linguaggio XML, il quale può essere selezionato all’interno del gestionale con un solo click.

Questo provvedimento è stato reso obbligatorio dalla Legge di Bilancio del 2018 per le transazioni di compravendita tra aziende, Pubblica amministrazione e utenti privati.

Tutti i vantaggi della fatturazione elettronica

La fatturazione elettronica presenta un maggior numero di vantaggi rispetto a quella tradizionale, in primis bisogna indicare la presenza del SDI dell’Agenzia delle Entrate, ossia il Sistema di Interscambio. Che cosa significa? Esso permette di tenere sotto controllo il proprio ‘cassetto fiscale’ in qualsiasi momento e agevola il mantenimento in regola per tutto ciò che riguarda il Fisco.

Non bisogna poi dimenticare che, mediante il programma fatturazione elettronica, è possibile gestire automaticamente l’intera amministrazione aziendale e inviare sia le richieste che i solleciti di pagamento nelle tempistiche corrette.

Per quanto riguarda invece l’aspetto relativo ai tempi e ai costi amministrativi, questi ultimi grazie all’ausilio di un programma di fatturazione elettronica si riducono notevolmente sia durante la compilazione, sia in termini di sanzioni amministrative causate dagli errori umani (questi ultimi si riducono in maniera drastica). Non c’è data entry manuale, né si corrono rischi legati allo smarrimento o a falsi e duplicazioni. Grazie alle operazioni di fatturazione elettronica si possono fare controlli in real time sull’Iva dichiarata e la sua congruità: eventuali operazioni sospette vengono velocemente bloccate.

Un altro aspetto trascurato da molti utenti consiste nella possibilità di analizzare in modo dettagliato i dati di vendita dei singoli prodotti, la situazione di fornitori e clienti, i flussi di cassa e le giacenze di magazzino.

Da tutti questi dati si potranno infine elaborare delle strategie di marketing efficaci per supportare lo sviluppo del business, senza avere la necessità di rivolgersi a un professionista specializzato, il cui intervento comporterebbe degli ulteriori costi.

Come funziona la fattura elettronica

La fattura elettronica deve essere innanzitutto compilata mediante un apposito programma per fatturazione elettronica. Una volta avvenuto questo passaggio, occorre salvarla in XML FatturaPA per inviarla al SDI oppure in PDF se si intende inoltrarla via posta elettronica. Bisogna inoltre fare mente locale sul fatto che la fattura elettronica tra soggetti privati provvisti di partita IVA appartiene all’ambito B2B (acronimo di Business to Business), mentre quella destinata ai consumatori è relativa al cosiddetto B2C (che sta per Business to Consumer). I destinatari del documento che appartengano alla PA si identificano con un codice che è costituito da sei caratteri, mentre invece per quanto concerne i consumatori finali ciò avviene mediante il codice fiscale.